12 Bước Cần Xác Định Khi Mở Quán Trà Sữa

Bước 1: Xác định đối tượng khách hàng 

Rất nhiều bạn chủ quán, đặc biệt là những tay ngang muốn lấn sân, khi tìm hiểu về mở quán trà sữa cần những gì thường bỏ qua bước này. Tuy nhiên, đây là yếu tố then chốt quyết định 99% những gì cho cả quá trình bạn kinh doanh sau này.

Tại sao ư? Vì để mở quán trà sữa thành công, bạn cần hiểu và biết rõ khách hàng của mình là ai, bạn muốn hướng tới đối tượng khách hàng là ở độ tuổi nào. Nếu bạn dự định mở quán trà sữa, khách hàng tiềm năng của bạn là:

– Học sinh – Sinh viên:

Trong giới trẻ hiện nay, trà sữa vẫn luôn là một món thức uống hot với mức giá không quá đắt. Chính vì vậy, đối tượng này chiếm khoảng 60%-70% tập khách hàng của bạn và hay đi theo nhóm.

– Các cặp đôi và gia đình, nhân viên văn phòng:

Chiếm khoảng 30% – 40% lượng khách của bạn (tùy địa điểm). Tệp khách này thường tập trung vào buổi tối và các ngày nghỉ, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn sàng nguyên liệu để phục vụ tốt nhất.

Các con số trên chỉ là ước lượng nhưng sẽ giúp bạn định hướng được rõ ràng hơn cho những bước sau và nắm được mở quán trà sữa cần những gì !

Bước 2. Xác định nguồn vốn để mở quán trà sữa 

Tài chính vẫn là yếu tố quan trọng nhất khi chuẩn bị mở quán trà sữa. Theo TUIBAO, bạn nên xác định mô hình mở quán trà sữa và số tiền mình dự định đầu tư trước, từ đó phân phối vào các khoản sao cho hợp lý:

• Chi phí thuê địa điểm nếu chưa có (thường tính theo kì hạn tối thiểu 6 tháng)
• Chi phí thiết kế quán
• Chi phí sửa sang, setup quán
• Chi phí cho các trang thiết bị cần thiết cho quán
• Các chi phí duy trì hoạt động: Tiền lương nhân viên, tiền điện nước, tiền thuế, tiền nguyên liệu,…
• Các loại phí khác: chi phí làm giấy phép kinh doanh, chi phí marketing, chi phí vận hành, chi phí nhượng quyền (nếu tham gia nhượng quyền trà sữa),…

Đặc biệt, bạn phải luôn chuẩn bị một số tiền dự phòng để có thể duy trì hoạt động quán trong thời gian đầu khai trương. Vì giai đoạn đầu thường là giai đoạn thu hút khách hàng, bạn sẽ phải chi nhiều tiền cho quảng cáo và các chương trình khuyến mãi hơn trước khi quán đi vào ổn định. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng tài chính của bạn luôn ổn định vững vàng.

Bước 3: Tìm hiểu về kinh doanh và chuẩn bị menu mở quán trà sữa thu hút

Nhiều người hay để bước này sau cùng, sau khi đã hoàn thiện và chuẩn bị khai trương hoặc bỏ qua luôn cả bước này. Tuy nhiên, theo TUIBAO bạn nên thực hiện bước này ngay từ khi bắt đầu có ý tưởng mở quán trà sữa. Lý do:

• Học hỏi kinh nghiệm sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho các bước sau này
• Bạn sẽ có được các nguồn liên hệ với giá tốt và chất lượng về thi công, thiết kế, nguyên liệu
• Bạn sẽ hiểu khách hàng hơn và đây cũng sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của việc thiết kế phong cách, làm menu đồ uống cho quán.

Và nếu bạn chưa có kinh nghiệm gì, TUIBAO khuyến khích bạn nên tham gia 1 khóa học pha chế uy tín để được các chuyên gia hỗ trợ cách nắm được menu hoàn chỉnh và ngon nhất, đồng thời được học hỏi các kinh nghiệm kinh doanh và lấy các contact để các bước chuẩn bị mở quán thuận lợi hơn. Bạn sẽ nắm được mở quán trà sữa cần những gì, từ đó chuẩn bị tốt nhất cho quán.

Bước 4: Lựa chọn địa điểm quán

Có 2 hình thức kiếm địa điểm mà TUIBAO thường hay sử dụng:

• Tận dụng địa điểm sẵn có
• Thuê địa điểm bên ngoài

Sau khi hoàn thành bước 1, khi bạn đã phác thảo chân dung khách hàng, hãy bắt đầu tìm địa điểm phù hợp với tiêu chí:

• Giới trẻ, độ tuổi dưới 30
• Các cặp đôi và các gia đình
• Gần các trường học
• Khu vực đông dân cư, đặc biệt là gần các khu chung cư
• Tại các tụ điểm vui chơi giải trí, các con phố đông đúc

Tất nhiên, nếu không thể tìm được những địa điểm thật đẹp và phù hợp với tất cả những tiêu chí trên, thì mở quán trà sữa kinh doanh ở những vị trí ít người cạnh tranh cũng là 1 giải pháp không tệ. Nhưng nên nhớ khu vực đó ít nhất phải có khách hàng tiềm năng của bạn.

Bước 5: Lên ý tưởng mở quán trà sữa

Vậy là bạn đã hoàn thành một nửa các bước quan trọng bậc nhất khi mở quán trà sữa. Tiếp theo, hãy lên ý tưởng cho quán của bạn. Theo TUIBAO biết, có 2 hướng đang thịnh hành trong thời gian gần đây mà bạn có thể tham khảo:

Mua thương hiệu ( Nhượng quyền thương hiệu)

Hiện nay rất nhiều chuỗi trà sữa lớn nhượng quyền thương hiệu: Dingtea, Gongcha, KOI, Chago,… Ngoài ra cũng có những thương hiệu bình dân với chi phí nhượng quyền phù hợp mà bạn có thể tham khảo. (Như TUIBAO này!!!)

Ưu điểm của hình thức này là bạn sẽ có thương hiệu nổi tiếng, dễ dàng kinh doanh hơn. Và bạn sẽ được cung cấp chuẩn của chuỗi, vì vậy vấn đề chất lượng cũng khá yên tâm.

Tuy nhiên, hình thức này thường đòi hỏi đầu tư lớn. Riêng tiền đầu tư để mua thương hiệu và công thức thường đã lên tới hàng trăm triệu, thậm chí cả tỷ đồng, đặc biệt là các thương hiệu cao cấp.

Xem thêm: Nhượng quyền trà sữa cần bao nhiêu vốn?

Xây dựng thương hiệu riêng (Tự mở quán kinh doanh)

Hình thức này sẽ giúp bạn chủ động trong kinh doanh, đồng thời tiết kiệm vốn đầu tư để chi trả cho các khoản phí xây dựng và duy trì quán.

Bạn có thể chỉ tốn khoảng 5 triệu để thiết kế bộ nhận diện thương hiệu, tham gia 1 khóa học pha chế trà sữa chất lượng với mức học phí khoảng 4 triệu, còn lại là chi phí thiết kế và thi công cho quán.

Trên hết, việc xây dựng thương hiệu hay mua thương hiệu ngoài đều phải căn cứ trên đặc điểm khách hàng tiềm năng của bạn. Nếu bạn hướng tới đối tượng học sinh, sinh viên, hãy thiết kế theo phong cách trẻ trung, nhiều màu sắc. Nếu hướng tới đối tượng cặp đôi và gia đình, 1 không gian ấm cúng và lãng mạn sẽ hấp dẫn hơn rất nhiều.

Tuy nhiên, nếu bạn tự kinh doanh mở quán trà sữa thì tiềm ẩn khả năng thất bại rất lớn. Đặc biệt là đối với những ai là tay ngang lấn sân qua, chưa có chút kinh nghiệm gì về vận hành, quản lý quán,…

Bước 6: Thiết kế và thi công quán:

Bạn có thể lên mạng để tham khảo các mẫu thiết kế mở quán trà sữa đẹp.

Sau khi đã có ý tưởng cho quán, bạn cần hiện thực hóa ý tưởng đó, trước hết là trên bản vẽ.

Nếu chưa có chuyên môn thiết kế, bạn nên thuê 1 đơn vị thiết kế chuyên nghiệp. Mức giá thường sẽ tính theo m2, dao động trên dưới 200.000đ/m2 tùy diện tích. Khi đã có bản thiết kế, bạn tiếp tục đầu tư cải tạo quán dựa theo bản vẽ đề ra. Nếu có thể, bạn nên trực tiếp giám sát việc thi công để đảm bảo tiến độ và hạn chế tối đa thất thoát.

Tuy nhiên, nếu tham gia nhượng quyền thương hiệu, việc thiết kế và thi công sẽ được thương hiệu bao thầu cho bạn.

Bước 7: Hoàn thiện menu cho quán:

Nếu ở bước 3, bạn đã có tham khảo kinh nghiệm và tham gia 1 khóa học về pha chế, thì chắc chắn bạn ít nhiều bạn đã có đầy đủ kiến thức và hiểu biết về trà sữa để làm cho quán của mình một menu hoàn chỉnh.

Một menu quán tốt hoàn chỉnh nên được chia thành các nhóm đồ uống cụ thể, điều đó sẽ giúp cho khách hàng có nhiều sự lựa chọn với từ 30 món trở lên, với các món đồ uống thịnh hành và đa dạng về hương vị, topping.

Bật mí: Đôi khi, 1 cốc trà sữa không topping lãi không được nhiều, nhưng nếu thêm topping vào bạn sẽ có thể bán với giá cao hơn khá nhiều so với tiền nhập loại topping đó. Vì topping quyết định 50% sức hấp dẫn của trà sữa, Nên bạn cũng hãy đầu tư vào menu topping khi mở quán trà sữa nhé!

BƯỚC 8 : Nhập máy móc nguyên liệu

Hẳn đây cũng là câu hỏi được rất nhiều người đặt ra: Mở quán trà sữa cần những máy móc và nguyên liệu gì? Đầu tư hết bao nhiêu. Vậy hãy cũng TUIBAO điểm qua thử xem nhé:

Về máy móc thiết bị:

Máy dập nắp:

• Có 2 loại máy: dập nắp tự động và máy dập nắp thủ công
• Chi phí đầu tư cho 1 máy dập nắp tự động là khoảng 12 triệu. (TUIBAO khuyến nghị bạn nên sử dụng loại máy này)
• Đây không phải là 1 khoản đầu tư quá lớn, nhất là khi nó mang lại sự chuyên nghiệp cho quán. Đồng thời, máy tự động nó giúp đẩy nhanh tốc độ phục vụ, vết dập nắp chắc chắn hơn và giúp bạn có thể kiếm soát được số lượng trà sữa bán ra.

Bình ủ trà:

• Vật dụng không thể thiếu nếu bạn muốn bảo quản trà 1 cách tốt nhất.
• 1 Bình ủ trà thường có dung tích 12l. Với chi phí khoảng hơn 1 triệu cho 1 bình, đầu tư từ 2 đến 3 bình là bạn có thể thoải mái phục vụ khách hàng khi cao điểm.

Nồi nấu trà:

Khỏi cần nói thêm, đây là vật dụng không thể thiếu nếu bạn muốn mở quán trà sữa!

Máy xay: (tùy thuộc)

Nếu bạn có thêm món đồ đá xay trong menu, bạn cũng có thể đầu tư thêm máy xay đá cho quán. Sử dụng máy xay đá để trộn trà sữa cũng có thể giúp trà trộn đều hơn, nhưng thực ra cũng không quá cần thiết.

Máy làm lạnh (tùy thuộc)

Máy làm lạnh trà sẽ giúp trà được bảo quản tốt hơn. Nếu bạn muốn phục vụ khách hàng những ly trà mát lạnh và muốn bảo quản trà tốt nhất, hãy đầu tư thêm máy làm lạnh. Quán của bạn chắc chắn sẽ ấn tượng và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Chi phí cho 1 máy làm lạnh đồ uống khoảng trên dưới 20.000.000đ

Máy làm đá (tùy thuộc)

Trà sữa không thể không có đá – Đây là 1 khẳng định khá chắc chắn. Bạn có thể đầu tư hẳn 1 máy làm đá cho quán, hoặc mua đá lẻ ở ngoài và bảo quản trong tủ giữ lạnh.

Máy định lượng đường:

Nếu bạn muốn ly trà sữa thật chuẩn vị 100%, hãy sử dụng máy định lượng đường để ước lượng đúng lượng đường cho 1 ly trà sữa. Còn nếu không, đơn giản là sử dụng những vật dụng đong định lượng để có được lượng đường chuẩn nhất.

Xem thêm: Dụng cụ pha chế và máy móc cần thiết để mở quán trà sữa

Vậy là chúng ta đã đi qua danh sách các vật dụng cần dùng để mở quán trà sữa. Vậy còn về nguyên liệu, bạn cần gì:

Về nguyên liệu pha chế trà sữa:

Trà

Tất nhiên đã là trà sữa thì không thể thiếu các loại trà để làm trà sữa

Các loại hương liệu:

Trà sữa chia làm 2 loại chính: trà sữa dùng trà và trà sữa vị. Mỗi loại trà lại sử dụng các loại hương liệu khách nhau như bột trà sữa, syrup, đường nước…

Phủ bên trên thức ăn

Topping quyết định đến 50% sự thành công của ly trà sữa.

Trên thị trường bây giờ có hàng chục loại topping khác nhau, như trân châu đen, trân châu trắng, thạch thủy tinh, thạch hoa quả, thạch dừa, đậu đỏ…

Việc nắm bắt và cập nhật các loại topping mới nhất sẽ là bí quyết tạo nên sự khác biệt cho quán trà sữa của bạn.

Các vật liệu cần dùng:

Cốc, màng dập nắp, ống hút là các nguyên liệu bạn sẽ cần chuẩn bị để làm nên được 1 cốc trà sữa hoàn chỉnh
Bạn nên sử dụng các nguyên liệu có nguồn gốc rõ ràng để đảm bảo an toàn cho khách hàng và tăng uy tín cho quán.

Trên đây là toàn bộ những máy móc và thiết bị cần chuẩn bị để mở quán trà sữa mà theo TUIBAO bạn cần lấy giấy bút ra ghi lại và tính toán chi phí.

Sau khi đã có danh sách đồ cần chuẩn bị, hãy lên danh sách các nhà phân phối tốt nhất dựa vào các mối quan hệ mà bạn có. Bên cạnh việc giá cả rẻ, bạn cần chú ý tới nguồn gốc xuất xứ hàng hóa có rõ ràng không, đảm bảo chất lượng không và có thể hợp tác lâu dài được không.

Việc còn lại của bạn là căn cứ theo menu để chuẩn bị số lượng cần nhập, từ đó ước tính ra số tiền cần có cho quán duy trì hoạt động trong thời gian khai trương và 3 tháng sau đó.

Địa chỉ cung cấp nguyên liệu và dụng cụ pha chế mở quán trà sữa rẻ nhất thị trường 

Bước 9: Hoàn thiện các thủ tục pháp lý

Cho dù là tự mở quán hoặc tham gia kinh doanh nhượng quyền mở quán trà sữa, để đảm bảo quán hoạt động thuận lợi, bạn nên hoàn thiện đầy đủ các thủ tục pháp lý như làm giấy đăng kí kinh doanh cho quán. Đừng nên xem nhẹ bước này trong bí quyết mở quán trà sữa cần những gì nếu bạn muốn làm ăn lâu dài.

Bước 10: Chuẩn bị nhân sự cho quán

Nếu đã có kiến thức về pha chế trà sữa, việc tuyển người của bạn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn cũng sẽ thuận tiện hơn trong việc giám sát và điều hành nhân viên.

Tùy vào hình thức hoạt động, bạn có thể chọn loại hình thuê toàn thời gian hoặc bán thời gian. Về cơ bản, pha chế trà sữa không khó nên bạn có thể thuê nhân viên mới và về đào tạo lại.

Nếu quán có quy mô nhỏ, bạn hoàn toàn có thể trở thành pha chế chính của quán. Giá thuê nhân viên có thể giao động từ 12k-20k/người tùy trình độ.

Bước 11: Đảm bảo quán vận hành tốt

Sau khi hoàn thành 10 bước trên và đã có quán, hãy bắt đầu từ việc huấn luyện nhân viên: Về pha chế, phục vụ, thanh toán và cung cách phục vụ. Nhân viên chính là cốt lõi để 1 quán vận hành thành công.

Để cho chắc chắn nhất, trước khi khai trương bạn nên cho quán chạy demo thử 3 – 7 ngày. Bạn có thể mời bạn bè hoặc mở cửa đón khách nhưng chưa khai trương chính thức. Việc này sẽ giúp bạn quan sát và tìm ra các lỗ hổng trong vận hành mở quán trà sữa, cũng như chuẩn bị sẵn sàng nhất cho đợt khai trương đông khách sắp tới.

Bước 12: Lên kế hoạch marketing cho quán

Sau khi quán đã vận hành tốt, bạn sẽ cần tính tới giai đoạn khai trương và duy trì sau này.

Khai trương là giai đoạn QUAN TRỌNG NHẤT để quyết định quán có đông khách hay không. Nếu thu hút được 1 lượng khách lớn vào ngay thời điểm này, cộng với đồ uống ngon và thái độ phục vụ tốt, bạn sẽ duy trì được 1 lượng khách quen ổn định trong thời gian sắp tới.

Vì vậy, việc lên kế hoạch marketing là hết sức quan trọng. Quy trình này sẽ gồm 2 phần:

Mở quán trà sữa cần những gì

• Tổ chức chương trình
• Quảng bá cho chương trình đó

Để thu hút khách tới 1 quán mới mở, không gì hợp lý hơn việc tổ chức 1 chương trình ưu đãi hay khuyến mãi, 1 số gợi ý cho bạn:

• Mua 1 tặng 1, mua 2 tặng 1…
• Giảm giá theo %
• Khách mời nổi tiếng tham gia khai trương
• Miễn phí hoặc tặng kèm đồ ăn/đồ uống
• Ưu đãi cho 100 khách đầu tiên tới quán

Có rất nhiều ý tưởng khuyến mãi, hãy cân đối chi phí và lợi nhuận để chọn cho mình hình thức hợp lý nhất:

Quảng bá cho chương trình:

Bạn đã có chương trình, việc tiếp theo cần làm là làm sao cho càng nhiều khách biết tới chương trình của bạn càng tốt. Bạn có thể tham khảo các hình thức phổ biến sau:

• Phát tờ rơi
• Quảng cáo trên mạng: facebook, instagram, tiktok,..
• Quảng cáo trên báo: kenh14, foody, lozi,…
• Truyền miệng qua bạn bè, qua người nổi tiếng giới thiệu,…

Có rất nhiều cách để quảng bá khi bạn mở quán trà sữa. Hãy cân nhắc lựa chọn phù hợp dựa trên 2 tiêu chí:

• Ngân sách bạn có.
• Đối tượng khách hàng bạn hướng tới phù hợp với hình thức nào.

Trên đây hơn 10 bước để mở 1 quán trà sữa thành công mà TUIBAO vận hành vào chuỗi quán trà sữa của mình. Bạn có thể tham gia 1 khóa học pha chế trà sữa để nắm rõ hơn mở quán trà sữa cần những gì và được đào tạo bài bản – mở quán trà sữa thành công sau 1 khóa học! Hoặc tham gia Nhượng Quyền TUIBAO để được hỗ trợ nhanh nhất!